Zeiterfassung im Homeoffice einfach gemacht: Der praktische Leitfaden für Arbeitgeber

Die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice ist seit September 2022 in Deutschland gesetzlich verpflichtend. Trotzdem suchen viele Arbeitgeber noch nach praktikablen Lösungen. Laut einer Bitkom-Studie vom April 2023 nutzen bereits über 59 Prozent der Unternehmen digitale Lösungen zur Zeiterfassung. Gehörst du zu den restlichen 41 Prozent?

Die Zeiterfassung im Homeoffice stellt besondere Anforderungen an dich als Arbeitgeber. Obwohl die gewünschte Anzahl an Homeoffice-Tagen 2024 bei 2,64 pro Woche liegt, müssen alle Arbeitszeiten lückenlos dokumentiert werden. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen, unabhängig davon, ob diese im Büro oder von zu Hause arbeiten.

Dieser Leitfaden zeigt dir, wie du die Homeoffice-Zeiterfassung so einfach wie möglich gestaltest, welche digitalen Lösungen Zeit und Kosten sparen und wie du dabei alle gesetzlichen Vorgaben erfüllst – ohne unnötigen Aufwand.

Grundlagen der Arbeitszeiterfassung im Homeoffice

Für die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice gelten grundlegende Regeln, die jeder Arbeitgeber kennen sollte. Seit dem wegweisenden EuGH-Urteil im Mai 2019 und der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 wurden die Anforderungen an die Zeiterfassung deutlich präzisiert.

Was muss dokumentiert werden?

Bei der Zeiterfassung im Homeoffice müssen folgende Daten erfasst werden:

• Beginn des Arbeitstages
• Ende des Arbeitstages
• Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeit
• Pausen- und Ruhezeiten

Diese Dokumentation ist entscheidend, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben nachweisen zu können. Du musst die Arbeitszeitnachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren und auf Verlangen der Aufsichtsbehörde vorlegen.

Obwohl du als Arbeitgeber primär für die Zeiterfassung verantwortlich bist, kannst du diese Aufgabe an deine Mitarbeitenden delegieren. Du bleibst jedoch für die Einhaltung der öffentlich-rechtlichen Vorgaben des Arbeitsschutzes verantwortlich. Es reicht nicht aus, den Beschäftigten lediglich ein System zur Verfügung zu stellen – du musst sicherstellen, dass dieses System tatsächlich genutzt wird.

Gilt das Arbeitszeitgesetz auch zu Hause?

Eindeutig ja! Die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes gelten unabhängig vom Arbeitsort, also auch im Homeoffice. Dies hat weitreichende Konsequenzen:

• Arbeitnehmer dürfen maximal acht Stunden pro Tag arbeiten, Pausenzeiten nicht eingerechnet.
• Bei besonderem Arbeitsaufkommen kann die tägliche Arbeitszeit auf bis zu zehn Stunden verlängert werden. Wichtig dabei: Diese Überstunden müssen innerhalb von sechs Monaten ausgeglichen werden.
• Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden sind mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben.
• Bei mehr als neun Stunden Arbeitszeit erhöht sich die Pausenzeit auf mindestens 45 Minuten.
• Zwischen Arbeitsende und dem nächsten Arbeitsbeginn müssen mindestens elf Stunden Ruhezeit liegen.

Die Zeiterfassung im Homeoffice dient nicht nur der Kontrolle, sondern vor allem dem Schutz der Arbeitnehmenden vor Überlastung. Gerade im Homeoffice verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben leicht, was eine sorgfältige Dokumentation noch wichtiger macht.

Pflichten für kleine Unternehmen

Auch für kleine Unternehmen gilt: Seit September 2022 herrscht die Arbeitszeiterfassungspflicht in Deutschland – unabhängig von der Unternehmensgröße. Das bedeutet, dass du als Arbeitgeber die Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden erfassen musst, egal wie klein dein Betrieb ist. Obwohl es derzeit keine speziellen Gesetze gibt, die die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice explizit für kleine und mittlere Unternehmen regeln, müssen auch sie die allgemeinen Vorgaben erfüllen.

Insbesondere müssen laut Mindestlohngesetz Arbeitgeber aus elf Branchen, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz aufgeführt sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden erfassen. Eine besondere Regelung betrifft zudem die Arbeitszeiten von Minijobbern – auch diese müssen dokumentiert werden.

Mit einem digitalen Zeiterfassungssystem können auch Kleinbetriebe den täglichen Arbeitsbeginn, die Pausen und das Arbeitsende aller Mitarbeitenden einfach festhalten und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Rechtliche Anforderungen und aktuelle Gesetzeslage

Die rechtliche Landschaft zur Zeiterfassung im Homeoffice hat sich grundlegend verändert. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat mit seinem wegweisenden Urteil vom 13. September 2022 Klarheit geschaffen und den Arbeitgebern neue Pflichten auferlegt.

BAG-Urteil 2022 und EuGH-Vorgaben

Mit dem Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten einzuführen. Dieses Urteil stützt sich auf die europarechtskonforme Auslegung des § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und setzt damit die Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom Mai 2019 um. Der EuGH hatte damals entschieden, dass Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, "ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann". Bemerkenswert dabei: Die Präsidentin des BAG betonte am 8. Februar 2023 nochmals, dass diese Pflicht bereits jetzt besteht – unabhängig von einer geplanten Änderung des Arbeitszeitgesetzes.

Für die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice bedeutet dies konkret:

• Die gesamte Arbeitszeit muss erfasst werden, nicht nur Überstunden.
• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen dokumentiert werden.
• Die Erfassung kann in Papierform oder elektronisch erfolgen.
• Obwohl der Arbeitgeber die Verantwortung trägt, kann die Durchführung der Zeiterfassung an die Mitarbeitenden delegiert werden. Dennoch bleibt der Arbeitgeber für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich und muss sicherstellen, dass das System tatsächlich genutzt wird.

Aufbewahrungspflichten und Nachweispflicht

Hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht von Arbeitszeitnachweisen gibt es unterschiedliche gesetzliche Vorgaben. Nach arbeitsrechtlichen Bestimmungen müssen die Arbeitszeitnachweise mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Das Steuerrecht gibt jedoch längere Fristen vor:

• Für Lohnunterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren nach § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG.
• Für Buchungsbelege wurde die Frist ab 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt.

Die Nachweise müssen auf Verlangen der Aufsichtsbehörde vorgelegt oder zur Einsicht zugesandt werden. Bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz drohen empfindliche Bußgelder von bis zu 30.000 Euro.

Zusätzlich ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten: Die personenbezogenen Daten der Arbeitszeiterfassung dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie sie für die erhobenen Zwecke benötigt werden. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist müssen die Daten unwiderruflich gelöscht bzw. vernichtet werden.

Für die organisatorische Umsetzung der Homeoffice-Zeiterfassung ist folglich ein durchdachtes System notwendig, das sowohl die rechtlichen Anforderungen erfüllt als auch den Datenschutz wahrt. Mit einem geeigneten digitalen Zeiterfassungssystem können selbst kleine Unternehmen diese komplexen Anforderungen effizient erfüllen.

Welche Optionen zur Zeiterfassung im Homeoffice gibt es?

Für die Zeiterfassung im Homeoffice stehen verschiedene Methoden zur Verfügung – vom einfachen Papierformular bis hin zu ausgefeilten digitalen Lösungen. Die richtige Wahl hängt von der Größe deines Unternehmens, technischen Anforderungen und Budget ab.

Excel-Tabelle und Papier

Einfache analoge Methoden bieten einen niedrigschwelligen Einstieg in die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice. Zunächst erscheinen diese Optionen besonders für Kleinunternehmen attraktiv:

• Excel-Vorlagen können individuell angepasst werden und erfordern keine zusätzlichen Anschaffungskosten. Eine gut strukturierte Tabelle enthält typischerweise Spalten für Datum, Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausenzeiten und Gesamtarbeitszeit. Darüber hinaus lassen sich Formeln einbauen, die automatisch die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit berechnen.
• Die Nachteile dieser Methode sind jedoch erheblich: Fehlende Zugriffskontrollen, keine Echtzeit-Überwachung und hoher manueller Aufwand bei der Datenübertragung in Lohnabrechnungssysteme. Insbesondere besteht die Gefahr nachträglicher Manipulationen, was die Zuverlässigkeit der Daten infrage stellt.
• Papierbasierte Zeiterfassung wie Stundenlisten oder Arbeitszeitformulare kann ebenso eingesetzt werden. Diese Methode erfordert allerdings zusätzlichen Aufwand für die Digitalisierung der gesammelten Daten und birgt Risiken durch möglichen Verlust der Formulare.

Webbasierte Tools und mobile Apps

Moderne digitale Lösungen bieten hingegen deutliche Vorteile für die Homeoffice-Zeiterfassung. Webbasierte Zeiterfassungssysteme ermöglichen:

• Automatische Berechnung der Arbeitszeiten und Überstunden
• Echtzeit-Überblick über Arbeitszeiten des gesamten Teams
• Rechtssichere Dokumentation

Mobile Nutzung ergänzt diese Systeme ideal für die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten direkt vom Smartphone oder Tablet aus erfassen – selbst wenn sie zwischen Homeoffice und anderen Arbeitsorten wechseln. Besonders beliebt sind Cloud-basierte Lösungen, die von überall zugänglich sind und automatische Updates bieten. Diese Systeme ermöglichen außerdem die Integration von Funktionen wie Urlaubsmanagement, Krankmeldungen und Projektzeiten in einem einzigen Tool.

Bei der Auswahl eines digitalen Systems solltest du auf DSGVO-Konformität achten und sicherstellen, dass die Lösung die spezifischen Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes erfüllt. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Benutzerfreundlichkeit – je einfacher die Bedienung, desto höher die Akzeptanz im Team. Unabhängig von der gewählten Methode ist entscheidend, dass das System zuverlässig, manipulationssicher und für alle Beteiligten leicht zugänglich ist, um die gesetzlichen Anforderungen an die Zeiterfassung im Homeoffice zu erfüllen.

Digitale Lösungen für die Zeiterfassung

Digitale Zeiterfassungslösungen gewinnen zunehmend an Bedeutung – über 59 Prozent der Unternehmen nutzen sie bereits, wie eine Bitkom-Studie vom April 2023 zeigt. Diese Entwicklung ist besonders für das Homeoffice entscheidend, wo traditionelle Erfassungsmethoden an ihre Grenzen stoßen.

Moderne cloudbasierte Systeme bieten zahlreiche Vorteile gegenüber herkömmlichen Methoden. Sie ermöglichen nicht nur die präzise Erfassung von Arbeitszeiten, sondern auch die zentrale Speicherung und den Echtzeit-Zugriff auf alle Daten. Dadurch entfällt der Aufwand für teure Hardware und lokale Softwareinstallationen, was eine kosteneffiziente und skalierbare Lösung darstellt.

Die meisten digitalen Zeiterfassungssysteme bieten folgende Kernfunktionen:

• Flexible Zeiterfassung über Browser, Smartphone oder Tablet
• Automatische Berechnung von Soll-/Ist-Zeiten und Überstunden
• Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten in einem System

Die Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems erleichtert darüber hinaus die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Mithilfe automatisierter Erinnerungen für Pausen und integrierter Überstundenberechnung können Arbeitgeber sicherstellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden.

Ein weiterer Vorteil: Digitale Zeiterfassungssysteme reduzieren den Verwaltungsaufwand erheblich. Berichte über Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten können mit wenigen Klicks erstellt werden. Durch die Integration mit anderen Systemen fließen die Zeitdaten nahtlos in die Lohnbuchhaltung ein, was manuelle Fehler minimiert und Zeit spart.

Bei der Auswahl eines digitalen Zeiterfassungssystems solltest du zunächst auf Benutzerfreundlichkeit achten. Eine intuitive Bedienung erhöht die Akzeptanz im Team und reduziert Fehler. Außerdem ist wichtig, dass das System DSGVO-konform ist und die Daten sicher in Deutschland oder der EU gespeichert werden.

Die Kosten für digitale Zeiterfassungssysteme variieren je nach Funktionsumfang und Anzahl der Nutzer. Meist fallen zwischen 3 und 20 Euro pro Mitarbeiter an. Dennoch amortisieren sich diese Kosten schnell durch Zeitersparnis bei der Dateneingabe und durch präzisere Arbeitszeitdokumentation.

Tipps zur Einführung im Unternehmen

Die erfolgreiche Einführung eines Systems zur Zeiterfassung im Homeoffice hängt maßgeblich von der richtigen Vorbereitung und Durchführung ab. Eine strukturierte Herangehensweise sichert die Akzeptanz im Team und garantiert eine rechtssichere Umsetzung.

Klare Regeln und Kommunikation mit dem Team

Der Widerstand gegen neue Zeiterfassungssysteme ist keine Seltenheit. Häufig zeigt sich das darin, dass das System nicht genutzt oder sogar umgangen wird. Um dies zu vermeiden, solltest du zunächst verbindliche Richtlinien entwickeln und schriftlich festhalten. Diese müssen verständlich formuliert, allen Mitarbeitenden zugänglich gemacht und einheitlich angewendet werden. Darüber hinaus ist eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung dieser Vorgaben sinnvoll.

Folgende Aspekte sollten in deinen Richtlinien für die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice berücksichtigt werden:

• Klare Definition, wann eine Tätigkeit als Arbeitszeit gilt
• Festlegung, wie und wann Zeiten zu erfassen sind
• Regeln für den Umgang mit Überstunden

Kernarbeitszeiten und Erreichbarkeit definieren

Kernarbeitszeiten bieten selbst bei flexiblen Arbeitszeitmodellen eine wichtige Struktur. Sie stellen sicher, dass Teams zu bestimmten Zeiten gleichzeitig verfügbar sind, was die Zusammenarbeit erheblich erleichtert. Für Mitarbeitende im Homeoffice solltest du Folgendes festlegen:

• Zeitfenster, in denen alle erreichbar sein müssen
• Bevorzugte Kommunikationskanäle und erwartete Reaktionszeiten
• Regelungen zu Meetings und Teamabsprachen

Beachte: Kernarbeitszeiten gelten ebenso für Beschäftigte im Homeoffice – sie müssen zu den vereinbarten Zeiten über Telefon, E-Mail oder andere Kommunikationswege erreichbar sein.

Erweiterte Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Die Vorteile effektiver Zeiterfassung im Homeoffice gehen weit über die reine Erfüllung gesetzlicher Anforderungen hinaus. Moderne Lösungen bieten zahlreiche Mehrwerte, die sowohl dir als Arbeitgeber als auch deinen Mitarbeitenden zugutekommen.

Transparente Arbeitszeitkonten

Digitale Arbeitszeitkonten schaffen vollständige Transparenz über geleistete Stunden. Dadurch können Unternehmen flexibel auf saisonale und konjunkturelle Schwankungen reagieren, ohne Mitarbeiter einstellen oder entlassen zu müssen. Arbeitszeitkonten dokumentieren präzise die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden und vergleichen diese mit der vertraglich vereinbarten Soll-Arbeitszeit.

Mitarbeitende profitieren ebenfalls: Sie können ihre Zeit weitgehend frei einteilen, sind dadurch zufriedener und produktiver. Außerdem müssen sie keine verdeckten Überstunden leisten, sondern erhalten einen fairen Ausgleich für ihre Mehrarbeit.

Automatisierte Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung

Moderne Zeiterfassungssysteme integrieren häufig umfassende Funktionen zur Abwesenheitsverwaltung. Der Mitarbeiter kann seinen Urlaub oder seine Abwesenheit in das Tool eintragen und direkt mit der Zeiterfassung verknüpfen. Insbesondere im Homeoffice ist dies wertvoll: Urlaubskalender sind ohne Mehraufwand gepflegt und jederzeit einsehbar. Darüber hinaus vereinfachen diese Systeme die Krankmeldung. Mitarbeitende können sich mit einem Klick von zu Hause krank melden und die Vorgesetzten haben die Informationen direkt für die Auswertung im System. Bei längeren Erkrankungen behalten Personalverantwortliche den Überblick.

Vermeidung von Konflikten durch klare Datenlage

Klare Zeitdaten helfen, Missverständnisse im Team zu vermeiden. Besonders in hybriden Teams, wo einige im Büro und andere zu Hause arbeiten, entstehen leicht Konflikte durch unterschiedliche Wahrnehmungen. Digitale Zeiterfassung schafft hier Klarheit.

Neben der Konfliktvermeidung sorgen eindeutige Regelungen zur Erfassung der Arbeitszeiten, zeitlichen Obergrenzen und zur Erreichbarkeit für reibungslose Zusammenarbeit. Zudem vermittelt eine "ehrliche" und transparente Arbeitszeitaufzeichnung den Kolleginnen im Büro, dass Homeoffice keine bezahlte Freizeit ist.

Schlussfolgerung

Fazit: Zeiterfassung im Homeoffice erfolgreich umsetzen

Die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung stellt dich als Arbeitgeber zunächst vor Herausforderungen, bietet aber gleichzeitig zahlreiche Chancen. Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die richtige Zeiterfassungslösung weit mehr als nur ein Werkzeug zur Erfüllung rechtlicher Vorgaben ist. Vielmehr schafft sie Transparenz, fördert die Work-Life-Balance deiner Mitarbeitenden und steigert letztendlich die Produktivität im gesamten Team.

Das BAG-Urteil von 2022 hat die Notwendigkeit einer systematischen Zeiterfassung eindeutig festgelegt. Dementsprechend musst du als verantwortungsvoller Arbeitgeber sicherstellen, dass alle Arbeitszeiten – unabhängig vom Arbeitsort – präzise dokumentiert werden. Besonders im Homeoffice, wo die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben leicht verschwimmen, ist eine strukturierte Erfassung unerlässlich.

Digitale Lösungen bieten hierbei entscheidende Vorteile gegenüber herkömmlichen Methoden. Sie ermöglichen nicht nur die rechtssichere Dokumentation, sondern automatisieren gleichzeitig zahlreiche administrative Prozesse. Dadurch sparst du wertvolle Zeit und minimierst Fehlerquellen. Außerdem erhältst du durch detaillierte Auswertungen wichtige Einblicke in Arbeitsabläufe und kannst entsprechend Optimierungen vornehmen. Für kleine Unternehmen ist arbeitszeittracker.de eine praxisnahe Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse kleinerer Teams zugeschnitten ist und alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Die erfolgreiche Einführung eines Zeiterfassungssystems hängt allerdings maßgeblich von klarer Kommunikation und transparenten Regeln ab. Deshalb ist es ratsam, dein Team frühzeitig einzubeziehen und ausreichend Schulungen anzubieten. Dadurch förderst du die Akzeptanz und stellst sicher, dass das System korrekt genutzt wird.

Abschließend lässt sich sagen, dass eine durchdachte Zeiterfassung im Homeoffice allen Beteiligten zugutekommt. Deine Mitarbeitenden profitieren von fairer Vergütung ihrer Arbeitszeit und besserer Work-Life-Balance. Du als Arbeitgeber gewinnst durch rechtliche Sicherheit, effizientere Prozesse und zufriedenere Teams. Worauf wartest du noch? Setze die Zeiterfassung im Homeoffice jetzt um und nutze die zahlreichen Vorteile für dein Unternehmen!