Arbeitszeiterfassung 2026: Warum Abwarten für Arbeitgeber zum Risiko wird
Die Diskussion um das „Ob“ der Arbeitszeiterfassung ist längst beendet. Seit dem wegweisenden Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) im September 2022 steht fest: Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu erfassen.
Im Jahr 2026 rückt nun die konkrete Ausgestaltung in den Fokus. Während viele Unternehmen in den letzten Jahren noch auf Übergangsregelungen gehofft haben, ist die Rechtslage durch die fortschreitende Gesetzgebung nun klarer denn je. Wer heute noch auf Zettelwirtschaft setzt, riskiert nicht nur rechtliche Konsequenzen, sondern verliert auch den Anschluss an moderne Arbeitsformen.
Die aktuelle Rechtslage: Pflicht seit 2022
Die rechtliche Grundlage für die Zeiterfassung im Jahr 2026 basiert auf zwei zentralen Pfeilern:
- Das EuGH-Urteil (2019): Der Europäische Gerichtshof forderte ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Messung der täglichen Arbeitszeit.
- Das BAG-Urteil (2022): Das Bundesarbeitsgericht entschied, dass diese Pflicht in Deutschland bereits unmittelbar gilt – abgeleitet aus dem Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG).
Das bedeutet für dich: Unabhängig davon, wann die finale Fassung des reformierten Arbeitszeitgesetzes verabschiedet wurde, bist du als Arbeitgeber bereits jetzt in der Pflicht, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit zu dokumentieren.
Die Reform des Arbeitszeitgesetzes: Was sich 2026 ändert
Die Bundesregierung plant, das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) anzupassen. Im Koalitionsvertrag 2025 wurde die elektronische Zeiterfassung festgeschrieben, ein Gesetzentwurf wird im Laufe des Jahres 2026 erwartet. Die geplanten Änderungen betreffen besonders die formalen Anforderungen:
- Tagesaktuelle Erfassung: Der Gesetzesentwurf sieht vor, dass die Erfassung am Tag der Arbeitsleistung erfolgt. Abweichungen können durch Tarif- oder Betriebsvereinbarungen geregelt werden.
- Vollständigkeit: Es reicht nicht aus, nur Überstunden zu notieren. Die gesamte Arbeitszeit von der ersten bis zur letzten Minute muss im System erscheinen.
- Transparenz: Mitarbeitende haben ein Recht darauf, ihre erfassten Zeiten jederzeit einzusehen.
Elektronische Zeiterfassung wird zum Standard
Ein zentraler Punkt der geplanten Neuregelungen ist die Pflicht zur elektronischen Erfassung. Die Richtung ist klar: Digitale Systeme werden zum Standard. Wer heute schon auf eine professionelle Lösung setzt, ist rechtlich auf der sicheren Seite und muss später nicht umstellen. Für Kleinstbetriebe (unter 10 Mitarbeitende) sind zwar Übergangsfristen vorgesehen, für den Großteil der Unternehmen wird die elektronische Erfassung jedoch verbindlich.
Elektronisch bedeutet dabei nicht zwangsläufig ein Terminal an der Wand. Moderne Software-Lösungen, die per App oder Browser bedient werden können, erfüllen diese Anforderungen vollständig und bieten die nötige Flexibilität für Homeoffice und Außendienst.
Vertrauensarbeitszeit und Flexibilität
Ein häufiges Vorurteil ist, dass die Zeiterfassung das Ende der Vertrauensarbeitszeit bedeutet. Das ist rechtlich nicht korrekt. Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin möglich, aber auch hier müssen Arbeitszeiten vollständig und korrekt dokumentiert und Kontrollmechanismen eingerichtet sein.
Der Unterschied zu früher: „Vertrauen“ bedeutet heute, dass der Arbeitnehmer über die Lage seiner Arbeitszeit selbst entscheidet, während die Dokumentation der Gesamtdauer im Hintergrund erfolgt. Die Erfassung dient dem Arbeitsschutz, um sicherzustellen, dass Höchstarbeitszeiten nicht überschritten und Ruhezeiten von 11 Stunden eingehalten werden.
Risiken bei Nichtbeachtung: Bußgelder und Nachweise
Wer die Zeiterfassung 2026 vernachlässigt, geht ein doppeltes Risiko ein:
- Bußgelder: Die zuständigen Aufsichtsbehörden können Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht mit Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro ahnden.
- Beweisnot im Prozess: Bei Streitigkeiten vor dem Arbeitsgericht (z. B. über unbezahlte Überstunden) trägt der Arbeitgeber die Beweislast. Ohne ordnungsgemäße Zeiterfassung hat der Arbeitgeber vor Gericht meist schlechte Karten.
Vorteile einer professionellen Lösung
Anstatt die Zeiterfassung als lästige Pflicht zu sehen, nutzen erfolgreiche Unternehmen 2026 die Vorteile digitaler Systeme:
- Automatisierung: Fehlzeiten, Urlaub und Überstunden werden automatisch verrechnet.
- Echtzeit-Daten: Führungskräfte sehen sofort, welche Arbeitszeiten oder Fehlzeiten vorliegen, ohne dass sie auf Stundenzettel warten müssen.
- Fehlerreduktion: Manuelle Übertragungsfehler von Stundenzetteln in die Lohnabrechnung werden eliminiert.
Fazit: Arbeitszeiterfassung 2026
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist gekommen, um zu bleiben. 2026 ist das Jahr, in dem digitale Systeme endgültig zum Standard werden. Für Arbeitgeber bedeutet dies: Wer jetzt in eine rechtssichere, elektronische Lösung investiert, schützt sein Unternehmen vor Sanktionen und schafft gleichzeitig eine faire, transparente Basis für seine Mitarbeitenden.
Zögerst du noch oder erfasst du schon? Die Umsetzung muss nicht kompliziert sein. Mit praxisnahen Tools wie unserem ArbeitszeitTracker lässt sich die gesetzliche Pflicht einfach und effizient in den Arbeitsalltag integrieren.