Digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe
Arbeitszeit im Browser statt auf Zetteln erfassen. Rechtssicher, für 1 bis 100 Mitarbeiter, ohne IT-Abteilung.
14 Tage testenkeine Zahlungsdaten nötigab 19 €/Monat
Heute
Mittwoch, 12. März
Sofia B.
Arbeitet
5:42
Jonas K.
Pause
3:15
Elif T.
Fertig
8:00
Alle Arbeitszeiten auf einen Blick
Was ist digitale Zeiterfassung?
Digitale Zeiterfassung heißt, Arbeitszeiten in einer Software statt auf Papier oder in einer Excel-Tabelle festzuhalten. Start, Ende und Pause landen direkt im System, das daraus automatisch die tatsächliche Arbeitszeit, den Vergleich zur Soll-Stunden-Zahl und laufende Überstunden berechnet. Auf Papier oder in Excel macht das jemand von Hand, meist einmal im Monat, und meist unter Zeitdruck.
Der Unterschied zeigt sich vor allem bei der Auswertung und bei einer Prüfung. Eine Excel-Tabelle lässt sich nachträglich ändern, ohne dass das sichtbar wird, und wächst mit jedem Monat neu. Eine digitale Zeiterfassung schreibt fort, rechnet automatisch und lässt sich für jeden Zeitraum als PDF oder Excel exportieren, ganz ohne Handarbeit am Monatsende.
Papier & Excel
- Auswertung von Hand am Monatsende
- Überstunden nicht automatisch sichtbar
- Änderungen im Nachhinein nicht nachvollziehbar
Digitale Zeiterfassung
- Auswertung und Export in Sekunden
- Stundenkonto läuft automatisch mit
- Lückenloser, prüfbarer Nachweis
So funktioniert digitale Zeiterfassung
Wie die Zeiten ins System kommen, ist offen und lässt sich kombinieren. Alle drei Wege schreiben in dieselben Daten, sodass am Monatsende trotzdem eine einzige Übersicht steht.
Am eigenen Handy
Ein Tipp zum Anfangen, einer für die Pause, einer zum Feierabend, alles im Browser ohne App-Installation. Für Homeoffice, Außendienst und alle, die nicht an einem festen Ort arbeiten.
Am Rechner
Mit einem Klick stempeln oder Start, Ende und Pause manuell eintragen, auch mehrere Abschnitte pro Tag. Praktisch für Büroarbeit und für Nachträge am Ende des Tages.
Am gemeinsamen Terminal
Ein Tablet oder Rechner an der Stempelstelle, den alle nutzen. Anmeldung über Name und vierstellige PIN. Für Werkstatt, Küche und Lager, wo nicht jeder ein Diensthandy hat.
Welche Wege in deinem Betrieb offen sind, entscheidest du als Administrator. Ausführlicher haben wir das für die zwei Erfassungs-Varianten aufgeschrieben: digitale Stempeluhr und Zeiterfassungsterminal.
Welche Probleme digitale Zeiterfassung löst
Papier und Excel funktionieren, solange nichts schiefgeht. Diese vier Situationen kennt fast jeder kleine Betrieb, der noch nicht digital erfasst.
Zettel und Stundenzettel gehen verloren
Jede Erfassung landet sofort im System, nicht in einer Schublade oder auf einem losen Blatt. Nichts geht unter, nichts muss am Monatsende zusammengesucht werden.
Excel wird am Monatsende zur Fleißarbeit
Auswertungen entstehen automatisch, für einen Tag, eine Woche oder einen frei wählbaren Zeitraum. Kein manuelles Aufsummieren und Formatieren mehr.
Bei einer Prüfung fehlt ein lückenloser Nachweis
Arbeitszeiten sind fortlaufend dokumentiert und als PDF oder Excel exportierbar. Der gesetzlich vorgeschriebene Nachweis ist damit jederzeit vorhanden, nicht erst nachträglich rekonstruiert.
Überstunden und Urlaub laufen getrennt vom Rest
Stundenkonto, Urlaub und Abwesenheiten laufen im selben System wie die Arbeitszeit. Der Überblick über offene Stunden und Resturlaub ist damit immer aktuell.
Rechtssicher digital erfassen
Digitale Zeiterfassung ist keine Kür, sondern die Antwort auf eine gesetzliche Pflicht. Diese drei Punkte solltest du kennen.
Erfassungspflicht seit 2022
Der Europäische Gerichtshof forderte im Mai 2019 ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Messung der täglichen Arbeitszeit. Das Bundesarbeitsgericht hat das am 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) für Deutschland verbindlich gemacht, abgeleitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz. Welches System du einführst, bleibt dir überlassen.
Aufbewahrung und Nachweis
Arbeitszeitnachweise sind nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz mindestens zwei Jahre aufzubewahren und der Aufsichtsbehörde auf Verlangen vorzulegen. Digital erfasste Zeiten liegen dafür vollständig vor und lassen sich als PDF oder Excel exportieren, statt in einem Ordner gesucht zu werden.
DSGVO und Hosting in Deutschland
Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten. Gespeichert wird in deutschen Rechenzentren, mit allen Dienstleistern besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag, und über die Rollenverwaltung steuerst du, wer welche Zeiten sieht.
Ausführlicher mit Fristen und Ausnahmen haben wir die Rechtslage im Ratgeber aufgeschrieben: Arbeitszeiterfassung im Jahr 2026 und wie digitale Zeiterfassung funktioniert.
Von Excel oder Papier umsteigen
Der häufigste Einwand gegen den Umstieg: die bestehenden Zahlen gehen verloren. Das ist nicht der Fall. Der Wechsel läuft in drei Schritten, bestehende Stundenkonten und Urlaubsansprüche werden übernommen, nicht neu bei null gestartet.
Mitarbeiter anlegen
Mitarbeiter anlegen oder einladen, dann ein Arbeitszeitmodell mit Sollstunden zuweisen.
Startwerte übernehmen
Bestehende Urlaubsansprüche, genommene Urlaubstage und laufende Stundenkonten trägst du einmalig als Ausgangswert ein. Ab dann rechnet das System fort, nichts geht verloren.
Team einladen und loslegen
Jeder bekommt einen eigenen Zugang und erfasst ab sofort digital. Die Excel-Tabelle oder der Papierordner werden nicht mehr gebraucht.
Für welche Betriebe sich digitale Zeiterfassung lohnt
Gebaut ist der ArbeitszeitTracker für kleine und mittlere Unternehmen, ungefähr von einem bis 100 Mitarbeitern, branchenübergreifend. In dieser Größe gibt es oft keine eigene Personalabteilung, die Zeiten landen bei der Inhaberin oder im Büro nebenbei. Der Nutzen ist am größten, wenn heute noch auf Papier oder in Excel erfasst wird.
Handwerk und Montage
Wechselnde Einsatzorte, Fahrzeiten, mehrere Abschnitte am Tag. Gestempelt wird am Handy, ausgewertet im Büro.
Praxen und Pflege
Feste Schichten, viel Publikumsverkehr, wenig Zeit für Verwaltung. Ein Tipp beim Kommen, einer beim Gehen.
Laden und Gastronomie
Aushilfen, Teilzeit und wechselnde Wochenstunden. Die Soll-Stunden pro Person kommen aus dem Arbeitszeitmodell.
Produktion und Lager
Alle beginnen am selben Ort. Hier lohnt sich ein gemeinsames Gerät an der Stempelstelle.
Ob sich der Umstieg rechnet, haben wir im Ratgeber durchgerechnet: Lohnen sich Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe?
Was digitale Zeiterfassung kostet
Du zahlst eine Flat für dein Team, nicht pro Kopf. Alle Funktionen sind enthalten, dazu Urlaubsverwaltung, Auswertungen sowie PDF- und Excel-Export. Testen kannst du 14 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten.
19 €
pro Monat
1 bis 5 Mitarbeiter
29 €
pro Monat
6 bis 10 Mitarbeiter
49 €
pro Monat
11 bis 20 Mitarbeiter
Das sagen unsere Kunden
Kleine Teams lieben unsere einfache Zeiterfassung
Justus Klein
Geschäftsführer, IT-Dienstleister
Sind seit einem halben Jahr Kunde bei Arbeitszeittracker und restlos zufrieden. Einfache Handhabung und guter Support. Klare Empfehlung!
Michael Menser
Inhaber, Pflegedienst
Beste App für Arbeitszeiterfassung. Wirklich einfach gehalten und trotzdem alle wichtigen Funktionen. Top!
Thomas M.
Inhaber, Handwerksbetrieb
Wir sind sehr zufrieden. Die meisten unserer Mitarbeiter nutzen die Zeiterfassung auf dem Handy, und ich habe komplett den Überblick über alle Zeiten. Bei dem günstigen Preis eine klare Empfehlung.
J. Schober
Teamleiter, Werbeagentur
Sehr gute und unkomplizierte Zeiterfassung für kleine Unternehmen.
Avika S.
Office Managerin, Steuerberatung
Sehr zufrieden. Unkompliziert und fairer Preis!
J. Faber
Geschäftsführer, Einzelhandel
Wir haben lange nach einer einfachen Lösung für die Zeiterfassung gesucht. Arbeitszeittracker bietet genau das. Einfaches Stunden eintragen, schön gestaltet, Urlaubsplanung inklusive. 5 Sterne!
S. Fischer
Inhaber, Physiotherapie Praxis
Einfache Zeiterfassung für unseren kleinen Betrieb. Kosten sind fair, die Betreuung ist super. Uneingeschränkte Empfehlung!
Häufige Fragen
Fragen zur digitalen Zeiterfassung
Was ist digitale Zeiterfassung genau?
Digitale Zeiterfassung bedeutet, Arbeitszeiten in einer Software statt auf Papier oder in Excel festzuhalten. Start, Ende und Pause werden erfasst, das System berechnet daraus automatisch die tatsächliche Arbeitszeit, den Vergleich zur Soll-Stunden-Zahl und laufende Überstunden. Ausgewertet wird jederzeit, nicht erst am Monatsende von Hand.
Ist digitale Zeiterfassung Pflicht?
Vorgeschrieben ist seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber überhaupt ein System zur Arbeitszeiterfassung einführen, digital ist dabei nicht zwingend vorgeschrieben. In der Praxis erfüllt eine digitale Lösung die Anforderungen an Nachweis und Aufbewahrung aber deutlich einfacher als Zettel oder eine Excel-Tabelle.
Wie sicher sind meine Daten?
Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten und werden entsprechend behandelt: Speicherung in deutschen Rechenzentren, verschlüsselte Übertragung, ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit allen eingesetzten Dienstleistern. Über die Rollenverwaltung legst du fest, wer welche Zeiten einsehen darf.
Kann ich von Excel oder Papier umsteigen, ohne Daten zu verlieren?
Ja. Bestehende Urlaubsansprüche, genommene Urlaubstage und laufende Stundenkonten trägst du beim Einrichten einmalig als Startwert ein. Ab dem Umstiegstermin läuft alles automatisch weiter, es geht nichts verloren und niemand fängt bei null an.
Was kostet digitale Zeiterfassung?
Beim ArbeitszeitTracker zahlst du eine Flat für dein ganzes Team, nicht pro Kopf: ab 19 € im Monat für bis zu fünf Mitarbeiter, 29 € für bis zu zehn, 49 € für bis zu zwanzig. Alle Funktionen sind enthalten, 14 Tage kannst du kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten.
Für wie viele Mitarbeiter eignet sich das?
Gebaut ist der ArbeitszeitTracker für kleine und mittlere Unternehmen, ungefähr von einem bis 100 Mitarbeitern, branchenübergreifend. Am größten ist der Nutzen, wenn heute noch auf Papier oder in Excel erfasst wird und keine eigene Personalabteilung existiert.
Erfasse deine Arbeitszeit noch heute!
Wir glauben an individuelle Betreuung, um schnell zufriedenstellende Ergebnisse zu liefern. Buche eine Demo, um deine Anforderungen zu besprechen, oder lege direkt selbst los mit unserem Testzeitraum. Wir sind in beiden Fällen jederzeit für dich erreichbar.